La continuité numérique en bonne voie pour une e-administration régionale

Les programmes d’e-administration e-administration L’E-administration ou administration électronique désigne l’utilisation des technologies de l’information et de la communication par les administrations publiques visant à rendre les services publiques plus accessibles à leurs usagers et à améliorer leur fonctionnement interne.

source : http://fr.wikipedia.org/wiki/E-admi...
au sein de la Région Aquitaine sont portés par une direction du système d’information. Ses missions et ses ambitions sont de répondre aux exigences d’une administration moderne qui veut offrir aussi bien à ses agents qu’à ses usagers, ses élus et à tous ses partenaires des services de qualité et de proximité tels qu’ils sont attendus aujourd’hui.

L’e-administration e-administration L’E-administration ou administration électronique désigne l’utilisation des technologies de l’information et de la communication par les administrations publiques visant à rendre les services publiques plus accessibles à leurs usagers et à améliorer leur fonctionnement interne.

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consiste à concilier deux points de vue apparemment opposés :

  • celui qui consiste à bâtir un système d’information en vue d’un pilotage stratégique ;
  • celui qui vise à offrir des outils « agiles » prêts à s’adapter aux différents besoins mais aussi usages connus et à venir. Les besoins peuvent eux-mêmes être dictés par les règlements d’intervention, votés par l’Assemblée régionale, sur des domaines essentiels de la vie des Aquitains comme la formation professionnelle, l’apprentissage, l’aménagement du territoire, le développement durable, l’éducation, la culture, le sport, le transport régional,etc.

    Vers une urbanisation du Système d’information orienté usagers

Le système d’information de la Région Aquitaine doit prioritairement garantir la cohérence entre les outils et les objectifs métiers de la collectivité, on parle aussi d’alignement stratégique du système d’information sur le métier. Le parti pris a été d’appliquer une démarche d’urbanisation pour assurer un cadre cohérent, stable, modulaire et réactif.

Après avoir établi une cartographie des applications existantes, les renouvellements ou ajouts de fonctions métiers ont été guidés par le choix de socles techniques conformes aux règles de l’art actuelles : des logiciels développés pour fournir des services aux autres fonctions du système d’information de manière à respecter le principe clé « une fonction doit être assurée par un seul outil et non par plusieurs, une donnée peut être répliquée mais seule la donnée originale peut être mise à jour par une source extérieure ».

Une telle démarche conduit à bâtir un système d’information non redondant mais aussi apte à s’adapter plus rapidement aux nouveaux usages puisque les fonctions communes sont isolées.

Il est désormais possible de s’appuyer sur un socle plus robuste et plus actuel en terme de technologie pour construire des pans entiers du Système d’Information régional.

L’objectif final étant que le système d’information ne soit pas organisé uniquement en fonction des besoins de l’administration mais bien aussi de l’usager.

    La continuité numérique de l’usager à l’agent, exemples

Les politiques suivies sur les différents domaines de compétence de la Région sont susceptibles de susciter la création d’un dispositif d’aide : entreprise, emploi, formation et apprentissage, recherche, éducation, culture, tourisme, logement,…Il existe ainsi plus de 200 dispositifs d’aides au Conseil Régional d’Aquitaine.

La gestion des aides et des subventions est au cœur du travail quotidien des agents de la collectivité au service des usagers. Ces régimes d’aides sont votés par les conseillers régionaux et structurent l’action régionale.

Une demande d’aide se traduit par l’instruction de la demande par un agent et le vote de la décision par les élus en Commission permanente commission permanente La Commission permanente est un organe de délibération élu par l’Assemblée plénière à la représentation proportionnelle.

Présidée par le président du Conseil régional, elle se compose de 38 membres dont 15 vice-présidents. Elle se réunit environ une fois par mois.

source : http://aquitaine.fr/institution/con...
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La dématérialisation de ces activités couvre presque l’ensemble de la chaîne de production.

Lorsqu’un régime d’aide est voté par les élus :

L’instruction d’une demande d’aide :

Un système d’information décisionnel http://fr.wikipedia.org/wiki/Inform... a également été déployé pour faciliter le pilotage financier de l’activité de la Région ainsi que celui de la gestion des subventions. Ce système d’aide à la décision sera prochainement élargi à l’ensemble des aides régionales en commençant par le secteur de l’apprentissage.

La Région s’est engagée désormais dans l’élaboration d’un guichet unique pour l’ensemble des aides proposées, tout en veillant à la bonne intégration au système informatique de la Région de cette nouvelle fonction. Grâce à ce guichet de téléprocédures, les usagers pourront déposer des demandes d’aides de façon dématérialisées et suivre l’avancement du traitement de leurs demandes. Les enjeux principaux de cette plateforme sont la simplification de la relation à l’usager, la diminution du nombre de traitements papier, la facilité de dépôt d’une demande d’aide et l’accès à des téléservices unifiés en terme d’accès, d’ergonomie et de services.

    La dématérialisation des relations avec les lycées

La Région a la responsabilité de la construction des lycées, des établissements d’éducation spéciale et des lycées professionnels maritimes, de leur fonctionnement, de leur équipement mais aussi depuis janvier 2005 de l’accueil, de la restauration et de l’hébergement des lycéens. C’est l’un de ses domaines majeurs d’intervention.

Pour la mise en oeuvre de ces compétences qui ont évolué au fil des années, les services de la Région se sont dotés de divers outils informatiques, pas toujours interopérables entre eux et avec ceux des divers partenaires (lycées, Rectorat, etc).

La Région a décidé désormais de se doter d’un système d’information unifié qui permettra de disposer :

  • d’une interface de communication unique entre la Région et les lycées ;
  • d’une meilleure fluidité des informations pour faciliter les relations avec les lycées, comme par exemple dans la gestion des dotations allouées aux établissements ;
  • de faciliter la circulation l’échange d’informations entre les différentes directions et partenaires de la Région ;
  • de faire des agents des lycées de véritables collaborateurs complètement intégrés à la Région, en effet, depuis 2004 la Région est responsable du recrutement et de la gestion des personnels techniciens, ouvriers et de services (Tos) des lycées  de référentiels nécessaires à la bonne intégration de l’information Lycées au système d’information Région ;
  • de gérer de manière plus unifiée les sollicitations des proviseurs et des gestionnaires ;
  • d’avoir une vue 360° sur les lycées et de pouvoir faire des rapports à la demande voire de disposer d’éléments pour bâtir un logiciel d’aide à la décision.

    La dématérialisation des achats publics

La Région est l’acteur central de la politique de formation professionnelle et de l’apprentissage. Elle élabore un Plan régional de Développement des Formations professionnelles (PRDFP) en concertation avec différents acteurs régionaux afin de définir les besoins et les achats de formation qui vont devoir être financés. Afin de gérer ces financements de formation, la Région s’est doté d’un logiciel qui permet l’achat de formations professionnelles.

Ce logiciel entièrement financé par la Région sera bientôt déposé sur la forge de l’Adullact et sera ainsi à disposition des autres collectivités.

Par ailleurs, la Région a créé une plateforme de dématérialisation des marchés publics. Sur cette base, elle a décidé d’ouvrir sa plateforme à d’autres collectivités dans une logique de mutualisation de coûts et de services. A ainsi été créé en juillet 2008, avec trois autres membres fondateurs, une structure associative régie par la loi du 1er juillet 1901, pour gérer cette plateforme. La majorité des lycées d’Aquitaine et des collèges de Gironde ont adhéré à l’association et bénéficient des avantages de cet outil, en particulier en réalisant des économies d’échelles à travers des commandes groupées. En savoir plus sur la plateforme

    La continuité numérique au service de la vie des agents

La refonte du Système d’Information des Ressources humaines a offert l’occasion de revoir les procédures d’arrivée, de départ et de mobilité d’un agent. L’objectif est de rendre l’ensemble plus fluide voire transparent pour l’agent.

Par exemple, l’information relative à l’arrivée d’un nouvel agent va se propager dans l’ensemble des progiciels et outils du Système d’Information comme l’annuaire téléphonique ou la gestion des accès.

L’ensemble s’appuie sur une gestion des identités numériques, garantie de l’unicité des identités.

Avec les nouvelles solutions récemment mises en œuvre, les circuits de validation sont désormais tout à fait réalisables de manière dématérialisée, réduisant ainsi les échanges papiers et les délais.

Dans sa réflexion globale sur la maîtrise des outils numériques et la modernisation des relations à l’usager, la Région s’est engagée dans la voie de la continuité numérique. Elle s’est fixée comme objectifs la mise en place progressive de meilleures pratiques ; la maîtrise des infrastructures logicielles ; le développement d’un plan de migration progressive vers les logiciels libres au niveau des postes de travail ; la mutualisation des développements logiciels.

Elle est par ailleurs désormais membre de l’Adullact (Association des développeurs et utilisateurs de logiciels libres pour les administrations et les collectivités territoriales).